ServiceDigiCulture Toolkit and Training

Cruising i problemområdet

Kort projektplan

30 – 45 minuter

Telefon/mötesplats/onlineplattform
Tidigare resultat från fas 1
Papper, dokument
Penna

Vad innebär detta verktyg – vad är dess syfte och nytta?

En kort projektplan – design brief – definierar syftet med processen och hur den ska genomföras. Den är utgångspunkten för lösning av problemet, och skapar en riktning och strategi för utvecklingen och specificerar vilka åtgärder som krävs. Den baseras sig vanligtvis på diskussioner med kunden, men i denna version visar vi hur den också kan skapas på ett annat sätt. En projektplan omfattar: vad som ska utformas, vilken målgruppen är (dvs. kunderna), vem man ska vända sig till, samt vilka behov och krav som finns för projektet eller de åtgärder som görs. Den ger större klarhet i frågan om vilka särskilda utmaningar som finns att ta itu med. Den vägleder dig också in till nästa fas, Rejäl undersökning.

Steg för att använda verktyget i praktiken

Samma steg gäller för arbete enskilt, i par eller i grupp. Uppgifterna kan delas upp om görs i par eller i grupp.

1

Utifrån den information du fick via möjlighetskartan, kundresponsen och andra verktyg i denna fas, väljer du det viktigaste området som du vill ta itu med i nästa fas, Rejäl undersökning.

2

Börja med att sätta en rubrik, som till exempel kan vara ditt namn/företagsnamn, själva problemet och datum. Du kan också lägga till en kort beskrivning av ditt företag eller organisation. Börja sedan skriva följande underrubriker på dokumentet och beskriv varje punkt enligt instruktionerna nedan.

3

Projektöversikt och mål: Vad ska du göra och varför, vad vill du lösa? Till exempel behov av att fylla hotellrum under en lågsäsong.

4

Mål: Ringa in dina mål och räkna upp dem under denna underrubrik. Det kan vara mer detaljerade och exakta delmål som bidrar till att nå huvudmålet, det kan också vara både kvalitativa och kvantitativa, till exempel "Att öka antalet rum i lågsäsong med 40 % i år och ytterligare 20 % under vart och ett av de kommande tre åren", "Att identifiera särskilda målgrupper man kan rikta sig till med särskilda tjänster under lågsäsong".

5

Förverkligande och uppföljning: Vad kommer du att göra och inte göra inom ramen för det projekt du planerar? Bestäm vilka resultat det ska leda till, och fundera på hur du ska hålla koll på projektet och det som uppnås.

6

Målgrupp: Definiera målgruppen eller marknaden så specifikt som möjligt. Du kommer att få en bättre uppfattning om vad du behöver göra om du har en god förståelse för och profil på den målgrupp och marknad som du riktar dig till, samt vilka behov och preferenser de har.

7

Material och resurser: Planera vilket material och vilka resurser du behöver för projektet och se till att de finns tillgängliga.

8

Tidsplan och budget: Sätt upp en realistisk tidsplan och budget för ditt projekt. Tänk på hur många personer som kommer att arbeta med projektet och hur mycket tid de kommer att ägna åt det. Du kan skapa en tidslinje för att hjälpa dig med ditt projekt och övervaka det.

9

Övriga upplysningar: Lägg till även annan information som kan vara relevant, allt från samhälleliga och rättsliga frågor till konkurrerande faktorer.

10

När du är klar kan du titta på dokumentet och se om du behöver ändra eller förbättra något. Dokumentet kommer att vägleda dig till nästa fas.

Tips och råd

Tänk på att informationen ska vara kortfattad, välstrukturerad och tydlig.
Du kan inkludera vad som är önskvärt och vad som inte är önskvärt (ex. “gör – gör inte”).
Du kan också göra en projektplan för din egen utveckling. Eller ni kan göra varsin projektplan tillsammans med en annan kollega från den kulturella och kreativa sektorn.